公益组织岗位与职责手册

法定决策机构5–25 人

它的定位

理事会就是基金会的决策机构。章程谁定、负责人谁选、预算谁批、重大事项谁点头，都在这。它不向任何出资人负责——慈善组织没有股东，理事会向章程宗旨和捐赠人负责。

人数：基金会 5–25 人；社会服务机构理事人数一般为 3 至 25 人。
法规里没有"必须是单数"的硬规定，但实务中多数机构会取单数——因为表决时能减少票数对等的僵局。

它的职权（章程规定的，法定归它的）

• 决定机构的重大事项：修改章程、选举或罢免理事长／副理事长／秘书长、章程规定的重大募捐与投资活动、分立合并
• 审议年度工作计划、预算与决算
• 审议年度工作报告与财务会计报告（年报数据须经它审议）
• 决定机构的内部机构设置、制度制定

它怎么开会（这几条是硬要求）

5–25 人每届任期不超过 5 年，可连任

他/她要做的六件事

1. 到会。出席理事会，这是最基本的履职。长期不到会，本身就是问题。
2. 表决。一人一票，对议题投出自己的一票。
3. 审议与签字。审阅会议记录、年度工作报告与财务报告，签字确认。
4. 担责。决策失误造成损失的，参与决策的要担责任——这是权利背后的代价。
5. 提供资源。不是强制，但实务中理事往往带来捐赠、带来社会资源链接、带来渠道。这也是机构请他们来的原因之一。
6. 提思路、做建议。对机构方向、项目规划、发展路径提意见。理事不只是"举手的人"。

要遵守的几条界限

• 任职回避：遇有个人利益与机构利益关联时，不得参与相关事宜的决策。
• 不得与本机构交易：理事、监事及其近亲属，不得与其所在的基金会有任何交易行为。
• 领酬限制：在机构领取报酬的理事，不得超过理事总数的 1/3；未在本机构担任专职工作的理事，不得获取报酬。
• 近亲属限制（容易忽略，但很硬）：

  机构类型	规则
  用私人财产设立的非公募基金会	相互间有近亲属关系的理事，总数不得超过理事总数的 1/3
  其他基金会（公募、以及非私产设立的非公募）	具有近亲属关系的，不得同时在理事会任职

必须是法定代表人不得兼任其他组织法定代表人最高任职年龄一般不超过 70 周岁

做什么

• 召集和主持理事会（这是法定职责）
• 代表机构对外签署重要文件、参加重大活动
• 以法定代表人身份对机构整体行为负责
• 机构内部出现矛盾时，充分协调各方、及时组织召开会议推动达成一致；本人不能正常履职的，按章程程序推举一位负责人召集

资格上的硬要求（分三层看清）

四种人不能担任负责人（理事长／副理事长／秘书长）

• 属于现职国家工作人员的
• 因犯罪被判处管制、拘役或有期徒刑，刑期执行完毕之日起未逾 5 年的
• 因犯罪被判处剥夺政治权利正在执行期间，或曾经被判处剥夺政治权利的
• 曾在因违法被撤销登记的基金会担任理事长／副理事长／秘书长，且对违法行为负有个人责任，自该基金会被撤销之日起未逾 5 年的

容易踩的

• 换理事长属于变更登记（法定代表人变更），必须办；且更换法定代表人之前应当先做财务审计。
• 法定代表人任期内机构出现违法行为，法定代表人要担责；因失职造成财产损失的，要担个人责任。

应当设置一般 1–2 名分管什么由章程定

做什么

• 协助理事长工作，按章程分工分管某一方面（如项目、财务、对外联络等）
• 理事长缺位时，按章程规定代行其职责
• 在分管范围内对理事会负责，向理事长和理事会报告分管事项的进展
• 出席理事会，与理事同样行使表决权

不得由理事、理事近亲属、执行机构负责人、财会人员兼任不得领取报酬

先分清"监事"和"监事会"

"独立性"到底要求到什么程度（这是监事最要紧的一条）

法规明文排除的兼任对象是：

• 理事（自己不能监督自己的决议）
• 理事的近亲属（一家人的独立性靠不住）
• 执行机构负责人（即秘书长——不能监督自己执行的事）
• 财会人员（不能监督自己做的账）

监事不领报酬

监事和未在本机构担任专职工作的理事，不得从基金会获取报酬。注意这条比"不领工资"更宽：以劳务费、专家费、咨询费等任何名义领取，都不行。

监事长（设监事会才有）

• 设 1 名，由监事会选举产生和罢免（全体监事过半数通过）
• 职责：召集并主持监事会会议；决定是否召开临时监事会；检查监事会决议的实施情况；签署监事会的决议和建议；代表监事会向理事会、主要捐赠人或公众发布监事会年度工作报告

监事会怎么开会（监事最该看的这一节）

监事（会）具体能做什么

• 按章程规定的程序检查财务和会计资料；每年至少 2 次检查财务情况
• 监督理事会遵守法律法规和章程的情况
• 监督负责人、理事、财务管理人员的职务行为
• 列席理事会会议，监督会议程序和决议的合法性，有权向理事会提出质询和建议
• 对违反法律法规、章程或理事会决议的负责人，提出罢免的建议
• 当负责人的行为损害机构利益时，要求其纠正
• 提议召开临时理事会会议；理事会不履行召集职责时，可召集并主持
• 履行（监督）信息公开职责
• 向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况
• 对公益项目实施情况可以实行全程监督

怎么提意见：三种正式方式

• 当场质询——列席理事会时口头提出，须记入会议记录
• 书面意见——形成书面意见提交理事会；年报里的监事意见就是正式的书面出口
• 直接反映——向登记管理机关、业务主管单位、税务或会计主管部门反映情况

监事应具备什么

• 应具备财务、会计、审计、法律等方面的专业知识和工作经验，或有保护机构资产安全与相关者利益的能力
• 任期与理事相同，届满可以连任

负责人之一必须专职从理事中产生

做什么

• 全面主持秘书处日常工作，落实理事会决议
• 制定年度工作计划与预算方案，定期向理事会汇报执行情况、资金运用情况、人员调配及其他重大事项
• 管理秘书处团队；对接民政部门，完成年检／年报、等级评估与合规督查
• 主导筹资与捐赠维护；统筹项目、传播、风控与财务合规
• 建立内部沟通渠道与工作机制，健全制度与流程

容易踩的

• 理事长和秘书长不得由同一人兼任（决策与执行要分开）
• 不得由现职国家工作人员兼任；最高任职年龄一般不超过 70 周岁
• 秘书长变更属于负责人备案事项（不是登记事项变更），要按要求报登记管理机关；有业务主管单位的先经其同意

机构自设不是法定角色，法规里没有这个名称

它出现的两种情形（很不一样）

可以类比企业的 董事长 / CEO 与 执行 CEO，或者 CEO 与 COO：一个定方向、一个保运转。

机构自设法规里没有这个名称

做什么

• 多数情况：分管一块——分管项目、传播、行政等某一条线，是部门之上的一个层级；对秘书长负责，报告分管事项的进展。
• 少数情况：承担实际上的日常管理——当秘书长和执行秘书长都偏对外时，日常那块可能落到副秘书长身上。
• 秘书长缺位或授权时，在授权范围内代行部分职责。
• 跨部门协调：分管范围内涉及多个部门的事，由他来推。

叫法因机构而异规模大才独立成部

为什么单说它

在小机构，办公室就是"除了业务和财务，其他都是它"。而在规模大的机构、尤其是国字头的大型基金会，办公室会明显变大、变重——一个原因是有事业单位的管理惯性，另一个原因是这类机构的对外事务、会议、文件量本来就大。

大型机构的办公室，往往承担这些

• 人事、行政、考勤
• 理事会与监事会的会议组织与档案
• 公文、印章、证照、档案
• 审核审批的流转
• 后勤、采购、固定资产
• 对外联络与接待

多数机构的核心岗位

做什么

• 全周期管理：立项、执行、过程监测、成效评估、结项
• 受益人管理：需求调研、名册建立、资格审核、触达与反馈
• 项目执行：预算执行、采购与物流、物资发放、活动组织
• 资料与归档：项目数据整理、受益人信息统筹、合规审查、资料归档
• 合作方对接：与政府、企业、其他机构、医院、学校、社区等日常沟通协调
• 报告：执行报告、进展反馈、结项报告
• 传播配合：提供素材（照片、案例、故事），配合做内容

最容易出问题的地方

• 花了钱没留痕——每次发放、每次走访都要有记录
• 预算科目和决算对不上——执行时随手改科目，结项时对不上账
• 受益人名册不全或信息不实——这是检查最看重的一环
• 合作方是关联方却不知道——要先识别、再走程序

对外和对内的活不一样

这条线其实有三块

还要分清"公开"和"非公开"

• 公开募捐——必须先取得公开募捐资格；方案要报民政部门备案；互联网公开募捐要在民政部指定的平台做
• 定向募捐——面向特定对象，不需要公开募捐资格，但也不能超出特定对象范围

最容易踩的线

• 没有公开募捐资格，却自己搞公开募捐——这条线不能碰。想参与，只能和有资格的机构合作，由对方开展，自己不得以任何形式自行募捐
• 合作募捐没有书面协议、没在对方募捐方案里载明合作方信息
• 捐来的款物没纳入有资格那一方的账户统一管理核算

越做越吃专业

做什么

• 内容生产：官网、公众号、视频号、小红书等渠道的内容策划与运营
• 活动传播：线上线下公益活动的策划、组织与传播
• 稿件撰写：日常传播稿、项目故事、活动纪实
• 素材统筹：与项目部门对接，收集照片、视频、案例
• 媒体与投放：广告投放、媒体对接、新闻发布配合
• 品牌：统一视觉与口径，维护品牌形象

这个岗位会越做越专业

新人做传播，可能只是排版、发文。做得久了，要具备的能力会变成这些：懂不同平台的玩法差别、懂内容节奏、懂一点社会心理（什么话公众听得进去）、懂舆论传播的规律、懂合规（什么能说什么不能说）。

3 年以上财务管理经验，有民非或基金会背景优先

做什么

• 统筹全盘账务——确保严格遵循《民间非营利组织会计制度》核算，主导全盘账务处理
• 编报——编制年度财务预算与决算报表及报告，定期出具财务分析报告，为管理层决策提供数据支持
• 建制度、管流程——建立完善财务管理制度，优化财务审批流程，落实资金风险管控，健全内部财会监督与内控体系
• 税务与政策——落实非营利组织免税资格、公益性捐赠税前扣除资格等相关政策；按期完成税务申报，确保税务合规
• 资金与资产统筹——监控现金流、提高资金使用效率；配合闲置资金的合规保值增值
• 把关三条费用比例线——慈善活动支出、管理费用、募捐成本，要在过程中盯，不能年底才发现超
• 审计与检查——对接会计师事务所完成年度审计；配合主管部门的财务检查
• 带人——对会计、出纳进行业务指导与监督，定期核查资金账目，确保账实相符

初级职称以上（中级优先）2–3 年以上

做什么

• 日常核算——审核原始凭证、编制记账凭证、登记会计账簿，确保账证相符、账账相符、账实相符
• 报表——按时编制财务报表及报表附注，准确区分限定性净资产与非限定性净资产
• 捐赠收入与票据——捐赠收入的确认、核算与对账；公益事业捐赠票据的申领、开具、保管及核销；实物捐赠按凭据金额或以公允价值入账
• 资产与往来——固定资产、无形资产的账务处理与协助盘点；核对清理往来款项、推进催收与结算
• 项目辅助核算——辅助专项基金及公益项目的核算，确保资金专款专用，为项目审计提供财务资料
• 税务——按月／季度完成纳税申报与税款缴纳，协助整理税收优惠备案资料
• 薪酬与社保——员工薪资核算、社保与公积金增减员及缴费
• 档案——会计凭证、账簿、报表的整理、归档、保管，执行档案借阅与工作交接流程
• 配合审计——项目常规审计、专项审计、年度审计
• 对外——对接捐赠人的财务咨询，如实反馈资金使用情况；配合财务信息公开
• 配合监督——配合监事的财务监督检查
• 配合年报——年度工作报告里财务部分的填报与核对

初级职称优先2 年以上出纳经验

做什么

• 资金收付——严格依据审批完备的单据办理现金、银行转账（含外币）的收付，确保支付零差错、零延误
• 日记账——准确登记现金及银行存款日记账，日清月结；每月按时编制银行余额调节表
• 账户业务——办理与银行的各类账户业务，维护银企关系
• 票据开具——按规定开具公益事业捐赠票据、数电发票；及时确认到账资金并反馈至募捐部门
• 项目资金拨付——按审批办理项目资金拨付，确保专款专用、留存完整凭证
• 保管——保管财务印章、网银 U 盾、支票及有价证券，建立严格的领用核销登记台账
• 社保公积金——办理申报与缴纳
• 配合——协助会计完成月度结账、年度审计及民政部门的财务报告报送；配合公开募捐备案、慈善组织年报等合规工作；配合财务公开与捐赠人查询